Mekanisme PPEPP

1. Penetapan

Penetapan adalah proses awal dalam siklus PPEPP, yaitu kegiatan menetapkan standar-standar mutu akademik dan non-akademik yang harus dipenuhi oleh program studi dan perguruan tinggi.

Tujuan:

• Menyediakan acuan baku mutu pendidikan tinggi.
• Menjamin kesesuaian dengan SN-DIKTI dan visi-misi institusi.
• Memastikan bahwa standar yang ditetapkan terukur, relevan, dan kontekstual.

Langkah Penetapan Standar secara Akademik.

Dalam praktik akademik di perguruan tinggi, penetapan dilakukan melalui:

1. Penyusunan Dokumen Standar Mutu

• Disusun oleh Tim Penjaminan Mutu (GJM/TKS).
• Menggunakan pendekatan analisis kebutuhan, benchmarking, dan rujukan regulasi nasional/internasional.

2. Rapat Akademik Senat & Stakeholders

• Penetapan standar harus melibatkan dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan.
• Dilakukan melalui rapat resmi jurusan/senat akademik.

3. Finalisasi dan Penetapan Resmi

• Standar ditetapkan melalui SK Ketua Jurusan/Dekan/Rektor tergantung levelnya.
• Standar menjadi bagian dari dokumen SPMI yang digunakan dalam proses akreditasi.

Penetapan dalam PPEPP bukan sekadar administratif, melainkan proses akademik strategis yang:

• Mengarahkan arah pengembangan program studi.
• Menjamin kepatuhan terhadap regulasi nasional.
• Menjadi awal dari perbaikan berkelanjutan menuju keunggulan institusi.

2. Pelaksanaan

Pelaksanaan dalam siklus PPEPP menurut regulasi dan kerangka kerja yang ditetapkan dalam Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-DIKTI) dan peraturan turunannya:

1. Posisi Pelaksanaan dalam Siklus PPEPP

Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) merupakan komponen inti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi, sebagaimana diatur dalam:

• Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang SPMI
• Permendikbud No. 3 Tahun 2020 tentang SN-DIKTI
• Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Peran Pelaksanaan:

Pelaksanaan adalah tahapan yang mengeksekusi seluruh standar yang telah ditetapkan dalam dokumen SPMI dan SN-DIKTI. Tahap ini merupakan penggerak utama kegiatan akademik dan non-akademik di perguruan tinggi.

2. Tujuan Akademik Tahap Pelaksanaan

• Mengimplementasikan 24 standar SN-DIKTI secara konsisten.
• Mengintegrasikan standar ke dalam aktivitas tridarma: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
• Menunjukkan keterpaduan antara dokumen mutu dan praktik nyata di lapangan.
• Menjamin kinerja program studi dan institusi selaras dengan tujuan pendidikan nasional.

3. Ruang Lingkup Pelaksanaan Sesuai SN-DIKTI

1. Pelaksanaan Pendidikan

Pelaksanaan meliputi:

• Proses belajar mengajar (perkuliahan, praktikum, kerja lapangan, tugas akhir).
• Penggunaan kurikulum yang telah ditetapkan berbasis OBE (Outcome-Based Education).
• Pelibatan dosen dan mahasiswa dalam kegiatan pembelajaran aktif dan inovatif.
• Penerapan asesmen (penilaian pembelajaran) yang obyektif, adil, dan terdokumentasi.
• Fasilitas pembelajaran (kelas, LMS, laboratorium, literasi digital).
• Penyelenggaraan program Magang: magang, asistensi mengajar, studi independen, dll.

1. Pelaksanaan Penelitian

Implementasi standar mencakup:

• Penugasan dosen untuk melakukan riset sesuai roadmap program studi.
• Kegiatan penelitian mahasiswa (skripsi, PKM, kolaborasi dosen).
• Pengelolaan dana riset (dana internal, hibah Dikti, kolaborasi eksternal).
• Pelaporan hasil penelitian dalam bentuk artikel ilmiah, HKI, buku ajar, dll.

1. Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat

Kegiatan PkM harus:

• Relevan dengan kebutuhan masyarakat dan keunggulan lokal.
• Melibatkan mahasiswa sebagai bagian dari pembelajaran.
• Berdampak sosial dan ekonomi, sesuai prinsip pemberdayaan.
• Diintegrasikan dalam agenda institusi dan fakultas.

4. Prinsip Akademik dalam Pelaksanaan Standar

Pelaksanaan harus memenuhi prinsip-prinsip akademik berikut:

1. Prinsip Penjelasan

• Konsistensi Pelaksanaan harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di tahap sebelumnya Transparansi dapat diaudit, terdokumentasi, dan dapat diakses oleh pihak terkait. Partisipatif melibatkan semua pihak: dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, dan stakeholder eksternal.
• Berbasis Bukti Harus ada dokumen pelaksanaan: absen, berita acara, RPS, hasil penilaian, laporan kegiatan.
• Adaptif Mengakomodasi dinamika kebijakan nasional (Magang, digitalisasi, sustainability, dll).

5. Dokumen Bukti Pelaksanaan (Evidence-Based)

Beberapa contoh bukti pelaksanaan sesuai SN-DIKTI:

1. Bidang bukti pelaksanaan

• Pendidikan RPS, jadwal kuliah, daftar hadir, LMS, KRS, nilai akhir, rubrik penilaian
• Penelitian SK penugasan, proposal, laporan akhir, jurnal, seminar hasil, HKI
• Pengabdian Proposal PkM, laporan kegiatan, foto dokumentasi, testimoni mitra, publikasi kegiatan Umum SK  kegiatan, surat tugas, MoU/MoA, pelaporan SISTER/SIAKAD

6. Keterkaitan Pelaksanaan dengan Akreditasi dan Mutu
7. Pelaksanaan menjadi bukti konkrit implementasi penjaminan mutu, yang akan dievaluasi dalam audit mutu internal (AMI) dan akreditasi LAMEMBA
8. Bukti pelaksanaan menunjukkan sejauh mana institusi mencapai IKU (Indikator Kinerja Utama) dan IKT (Indikator Kinerja Tambahan).
9. Pelaksanaan yang terdokumentasi menjadi input utama untuk proses evaluasi dan peningkatan mutu.

7. Penutup: Pelaksanaan sebagai Jantung Kinerja Akademik

Dalam konteks PPEPP:

• Penetapan = perencanaan dan kebijakan
• Pelaksanaan = realisasi dan kerja nyata

Tahapan pelaksanaan adalah indikator kejujuran mutu institusi: apakah yang ditulis dalam standar benar-benar dilakukan?

3. Evaluasi

1. Posisi Evaluasi dalam Siklus PPEPP

Dalam siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan), tahapan Evaluasi berfungsi untuk menilai kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan terhadap standar yang telah ditetapkan. Evaluasi menjadi jembatan penting antara pelaksanaan dan proses perbaikan mutu.

Regulasi yang menjadi dasar:

• Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMI)
• Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
• SN-DIKTI (Standar Nasional Pendidikan Tinggi), khususnya pada prinsip Continuous Quality Improvement (CQI).

2. Tujuan Akademik Evaluasi dalam PPEPP

• Mengukur ketercapaian standar tridarma perguruan tinggi.
• Mengidentifikasi kesenjangan (gap analysis) antara rencana (standar) dan realisasi (pelaksanaan).
• Memberikan masukan berbasis data bagi pengendalian dan peningkatan mutu.
• Menumbuhkan budaya refleksi dan perbaikan berkelanjutan di lingkungan akademik.

3. Objek Evaluasi Berdasarkan SN-DIKTI
4. Evaluasi Standar Pendidikan

• Evaluasi pencapaian Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL)
• Evaluasi pelaksanaan kurikulum dan RPS
• Evaluasi proses pembelajaran (relevansi, metode, efektivitas)
• Evaluasi kinerja dosen oleh mahasiswa
• Evaluasi suasana akademik dan fasilitas belajar

1. Evaluasi Standar Penelitian

• Jumlah dan kualitas luaran penelitian (jurnal, HKI, buku ajar)
• Relevansi penelitian dengan roadmap program studi dan kebutuhan Masyarakat
• Keterlibatan mahasiswa dan mitra dalam riset

1. Evaluasi Standar Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)

• Dampak kegiatan PkM terhadap Masyarakat
• Inovasi dan keberlanjutan program PkM
• Kesesuaian dengan kompetensi dan keunggulan lokal

4. Prinsip Evaluasi Mutu Akademik (Menurut SN-DIKTI dan SPMI)

Prinsip Penjelasan

• Berbasis Bukti (Evidence-Based) Evaluasi harus dilandasi data objektif, tidak bersifat asumsi.
• Terukur dan Terstruktur Gunakan indikator kinerja, rubrik, atau instrumen yang baku.
• Partisipatif Melibatkan pemangku kepentingan: mahasiswa, dosen, alumni, pengguna lulusan.
• Berkala dan Sistematis Dilakukan secara rutin (per semester/tahun) dan sesuai prosedur.
• Terintegrasi Menjadi bagian dari sistem penjaminan mutu dan perencanaan strategis.

5. Instrumen Evaluasi yang Umum Digunakan
6. Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) → digunakan dalam akreditasi dan audit mutu
7. Tracer Study → evaluasi kualitas lulusan dan relevansi kurikulum
8. Kuesioner Kepuasan → dari mahasiswa, alumni, mitra, pengguna lulusan
9. Audit Mutu Internal (AMI) → mengukur ketercapaian standar oleh unit penjaminan mutu
10. Evaluasi Kinerja Dosen dan Tendik → melalui sistem informasi seperti SISTER
11. Evaluasi Pelaksanaan Penelitian dan PkM → berbasis luaran dan keterlibatan

6. Hasil Evaluasi sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
7. Hasil evaluasi disusun dalam bentuk laporan evaluasi mutu yang:

• Mengidentifikasi keberhasilan dan kelemahan pelaksanaan
• Menyusun rekomendasi perbaikan (rencana tindak lanjut / RTL)
• Menjadi dasar untuk pengendalian dan peningkatan di tahap berikutnya dalam PPEPP

1. Digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan strategis oleh pimpinan jurusan, fakultas, dan universitas

7. Keterkaitan Evaluasi dengan Akreditasi

Dalam akreditasi LAMEMBA maupun BAN-PT, evaluasi menjadi indikator penting untuk menilai apakah program studi:

• Menerapkan siklus PPEPP secara utuh dan terdokumentasi
• Mampu mengevaluasi diri secara reflektif dan objektif
• Memiliki budaya mutu berkelanjutan (continuous quality improvement)
• LAMEMBA juga menilai apakah hasil evaluasi digunakan untuk perbaikan nyata, bukan sekadar formalitas.

8. Penutup: Evaluasi sebagai Cermin Akademik

Evaluasi dalam PPEPP bukan hanya soal pengukuran, tetapi: “Sebuah proses reflektif yang menjamin perguruan tinggi tidak hanya melakukan sesuatu, tetapi melakukan hal yang benar dan bermutu.”Evaluasi adalah cermin akademik—dari sana perguruan tinggi belajar tentang dirinya sendiri, dan menentukan arah perbaikan.

4. Pengendalian
5. Siklus PPEPP merupakan fondasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagaimana diatur dalam:

• Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang SPMI
• Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
• Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-DIKTI).

Setelah Penetapan, Pelaksanaan, dan Evaluasi, maka tahap selanjutnya adalah Pengendalian, yang berfungsi untuk: Mengendalikan kesesuaian antara pelaksanaan dan standar yang telah ditetapkan, serta mencegah dan memperbaiki penyimpangan.

2. Tujuan Akademik dari Tahap Pengendalian

• Menjamin pelaksanaan standar berjalan konsisten dan berkelanjutan.
• Mendeteksi secara dini setiap penyimpangan (deviasi) dari standar mutu.
• Memberikan dasar objektif bagi pengambilan keputusan korektif.
• Memastikan bahwa hasil evaluasi ditindaklanjuti secara konkret.

3. Ruang Lingkup Pengendalian Sesuai SN-DIKTI

Pengendalian mencakup tiga ranah tridarma:

1. Pendidikan

• Pengendalian proses pembelajaran, kehadiran dosen, metode ajar, dan pencapaian CPL.
• Monitoring pelaksanaan kurikulum (kesesuaian RPS, penggunaan rubrik penilaian).
• Pengawasan pelaksanaan program MBKM dan aktivitas akademik lainnya.

1. Penelitian

• Pengawasan kesesuaian tema penelitian dengan roadmap dan Renstra.
• Monitoring luaran riset: publikasi, HKI, seminar ilmiah.
• Kontrol terhadap penggunaan dana dan pelaporan kegiatan.

1. Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)

• Memastikan keterlibatan dosen dan mahasiswa secara aktif.
• Kontrol dampak sosial PkM dan keberlanjutan program di masyarakat.
• Evaluasi efektivitas PkM berbasis dokumen dan output.

4. Prinsip Pengendalian Mutu Menurut SN-DIKTI

• Prinsip Penjelasan
• Konsistensi mengukur apakah pelaksanaan sudah sejalan dengan standar.
• Terdokumentasi semua bentuk kontrol harus memiliki bukti yang bisa ditelusuri.
• Responsif harus mampu merespons hasil evaluasi secara tepat dan cepat.
• Kompensatif dan Preventif tidak hanya memperbaiki, tapi juga mencegah terulangnya masalah.
• Bersifat Sistemik pengendalian dilakukan melalui prosedur yang baku dan melembaga.

5. Instrumen dan Metode Pengendalian

Pengendalian mutu dapat dilakukan dengan berbagai instrumen berikut:

1. Audit Mutu Internal (AMI)

• Dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat universitas dan GKM di tingkat jurusan.
• Menggunakan standar operasional dan formulir audit.
• Hasil audit berupa temuan, rekomendasi, dan rencana tindak lanjut (RTL).

1. Monitoring Kinerja Program Studi

• Monitoring indikator kinerja utama (IKU), capaian CPL, dan aktivitas tridarma.
• Dilakukan secara berkala: mingguan, bulanan, atau per semester.

1. Supervisi Akademik

• Pengawasan oleh ketua jurusan, dekan, atau unit akademik terhadap dosen dan mahasiswa.
• Memastikan integritas akademik, kehadiran, dan proses belajar mengajar berlangsung sesuai standar.

1. Pelaporan Digital

• Penggunaan sistem informasi (SIAKAD, SISTER, SIMPEL, dll) untuk memantau data secara real-time.

6. Tindak Lanjut dalam Tahap Pengendalian

Setelah pengendalian dilakukan, maka:

• Disusun dokumen rencana tindak lanjut (RTL) berdasarkan hasil evaluasi dan audit.
• Dilakukan rapat koordinasi dan refleksi akademik bersama tim pengelola program studi.
• RTL tersebut menjadi dasar tahap berikutnya, yaitu Peningkatan Mutu.

7. Relevansi Pengendalian dengan Akreditasi dan Budaya Mutu

Dalam sistem akreditasi (LAMEMBA dan BAN-PT):

• Pengendalian menunjukkan bahwa program studi memiliki mekanisme koreksi dan pengawasan mutu.
• Lembaga akreditasi akan menilai bukti pengendalian seperti hasil AMI, RTL, pelaporan audit, dan hasil monitoring.
• Ini menjadi indikator apakah program studi memiliki budaya mutu (quality culture) yang kuat.

8. Penutup: Pengendalian sebagai Instrumen Kejujuran Akademik

“Pengendalian bukan hanya soal memantau, tapi soal memastikan bahwa mutu yang dijanjikan benar-benar diwujudkan.” Tahap pengendalian mencerminkan tanggung jawab akademik dan etika kelembagaan dalam menjaga mutu. Ia menjadi filter utama sebelum masuk pada tahap peningkatan berkelanjutan.

5. Peningkatan
   1. Posisi “Peningkatan” dalam Siklus PPEPP

Tahap Peningkatan merupakan tahap kelima (terakhir) dalam siklus PPEPP yang terdiri dari: Penetapan – Pelaksanaan – Evaluasi – Pengendalian – PeningkatanSesuai dengan:

• Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang SPMI,
• Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu,dan landasan dalam Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-DIKTI).

Tujuan Utama:

Mewujudkan perbaikan berkelanjutan (continuous quality improvement/CQI) berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian, untuk mencapai standar yang lebih tinggi dan relevan.

2. Makna Akademik Peningkatan Mutu

Peningkatan berarti:

• Melakukan perbaikan sistematis terhadap proses dan hasil kegiatan tridarma.
• Mengembangkan standar baru, atau menyempurnakan standar yang ada.
• Berinovasi dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan ilmu, teknologi, kebutuhan masyarakat, dan kebijakan nasional.

Peningkatan bukan sekadar “memperbaiki kekurangan”, tapi juga menaikkan level mutu dan daya saing institusi.

3. Acuan Peningkatan Menurut SN-DIKTI

            Dalam SN-DIKTI, peningkatan berkaitan langsung dengan:

• Revisi dan pengembangan standar mutu (pendidikan, penelitian, PkM)
• Penguatan capaian tridarma dan indikator kinerja (IKU & IKT)
• Respons terhadap hasil audit internal, tracer study, dan evaluasi diri
• Penyesuaian terhadap perubahan kebijakan nasional (MBKM, digitalisasi, sustainability)

4. Contoh Praktik Peningkatan di Dunia Akademik
5. Bidang Pendidikan
   • Revisi kurikulum berbasis evaluasi CPL dan kebutuhan industry
   • Implementasi metode ajar baru (hybrid learning, flipped classroom)
   • Penguatan program Magang dan digitalisasi pembelajaran

1. Bidang Penelitian

• Pengembangan skema penelitian kolaboratif dan lintas disiplin
• Target peningkatan luaran riset: publikasi bereputasi, HKI, prototipe
• Peningkatan kapasitas riset dosen melalui pelatihan metodologi dan penulisan

1. Bidang Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)

• Meningkatkan relevansi dan keberlanjutan program PkM
• Mengintegrasikan hasil riset ke dalam kegiatan pengabdian
• Membangun jejaring PkM dengan mitra pemerintah dan swasta

5. Prinsip Peningkatan Mutu Akademik

Prinsip Penjelasan

• Berbasis Data Bersumber dari hasil evaluasi dan pengendalian (evidence-based)
• Bersifat Strategis Menjawab kebutuhan jangka menengah-panjang
• Adaptif dan Inovatif Merespons perubahan zaman dan teknologi
• Berkelanjutan Menjadi siklus yang terus-menerus, bukan sekali saja
• Kontekstual Disesuaikan dengan visi, misi, dan karakteristik institusi

6. Dokumen dan Bukti Tahap Peningkatan

• Dokumen revisi standar mutu (misal, revisi RPS, SOP, kurikulum)
• Rencana Tindak Lanjut (RTL) dan bukti pelaksanaannya
• Laporan pelatihan peningkatan kompetensi dosen/SDM
• Bukti peningkatan capaian kinerja (IKU, IKT, publikasi, kemitraan)
• Penyesuaian Renstra dan Renop berdasarkan hasil evaluasi internal

7. Peran Peningkatan dalam Akreditasi dan Daya Saing

Dalam akreditasi oleh LAMEMBA maupun BAN-PT, peningkatan dinilai sebagai bukti:

• Adanya budaya mutu (quality culture) yang hidup di institusi
• Jurusan tidak stagnan, melainkan terus berkembang
• Adanya tindak lanjut nyata dari hasil audit dan evaluasi
• Jurusan yang unggul bukan hanya memenuhi standar, tetapi mampu melampaui standar melalui inovasi dan perbaikan berkelanjutan

8. Penutup: Peningkatan sebagai Nafas Mutu Perguruan Tinggi

“Peningkatan adalah puncak dari tanggung jawab akademik – saat sebuah institusi tidak hanya menjalankan tugasnya, tetapi juga terus memperbaiki dan memajukannya.” Tahap peningkatan memastikan bahwa PPEPP tidak berhenti pada siklus administrasi, tetapi menjadi mesin perbaikan dan inovasi akademik yang terus berjalan.